Aunque las organizaciones avanzan hacia la digitalización, la impresión sigue siendo un proceso esencial en numerosas áreas del negocio. Sin embargo, muchas empresas evalúan su infraestructura únicamente por el costo de los equipos y consumibles, sin considerar los factores ocultos que afectan la productividad, la seguridad y los costos operativos.
Tiempo improductivo del personal de TI, interrupciones operativas, falta de visibilidad, riesgos de ciberseguridad y gastos energéticos representan pérdidas que pocas veces se cuantifican. De hecho, el concepto de Costo Total de Propiedad (TCO) —popularizado por Gartner— demostró que el precio de compra puede representar apenas el 20% del costo de un activo tecnológico a lo largo de cinco años; el 80% restante se consume en soporte, administración y capacitación. [1] Este artículo analiza esos desafíos y explica cómo una estrategia integral de gestión de impresión transforma la impresión en un servicio más eficiente, seguro y alineado con los objetivos de negocio.
Piensa en la impresión como un iceberg: lo visible (equipo y consumibles) es solo la punta. Debajo de la superficie se acumulan costos indirectos que rara vez aparecen en el presupuesto, pero que impactan directamente la operación. [6]
20% — Equipo y consumibles: compra de dispositivos, tóner, papel y mantenimiento (la parte visible).
80% — Costos ocultos:
TI: soporte y administración de dispositivos.
Productividad: tiempo perdido por fallas e interrupciones.
Seguridad: riesgos de exposición de información.
Energía: consumo eléctrico de equipos poco eficientes.
A pesar del crecimiento de los procesos digitales, la impresión continúa formando parte de actividades clave como la gestión de contratos, expedientes, órdenes de compra, documentos regulatorios y operaciones administrativas. El reto actual ya no es únicamente imprimir, sino administrar de forma eficiente la infraestructura que soporta estos procesos.
Esta relevancia no desaparecerá pronto: según el estudio MPS 2025 de Quocirca, casi el 60% de las organizaciones considera que la impresión seguirá siendo muy importante para su negocio en 2026, y el 66% de los responsables de TI cree que los MPS son clave para su transformación digital. [5]
Cuando la gestión de impresión carece de control y visibilidad, comienzan a generarse costos que rara vez se reflejan en los presupuestos, pero que impactan directamente la operación y los resultados del negocio.
La atención de incidencias, la configuración de dispositivos, la instalación de controladores y la gestión de suministros consumen tiempo que podría destinarse a proyectos de mayor valor. Los equipos de TI que operan bajo un modelo reactivo de “break/fix” dedican una proporción desproporcionada de su jornada a apagar incendios en lugar de impulsar iniciativas estratégicas de crecimiento. [4]
Las paradas por averías o desabasto de tóner retrasan procesos productivos y administrativos, e incluso afectan la atención a clientes. Cada minuto de inactividad de un equipo crítico se traduce en tiempo de trabajo ocioso y en entregas retrasadas.
La ausencia de información sobre quién imprime, cuánto se imprime y dónde se generan los mayores costos dificulta la toma de decisiones y la optimización de recursos. Sin datos, es imposible identificar desperdicio o justificar inversiones.
Las impresoras actuales son dispositivos conectados a la red corporativa que procesan y almacenan información sensible. Funcionan, en la práctica, como cualquier otro endpoint: tienen procesador, sistema operativo, almacenamiento y acceso a datos confidenciales. Sin una estrategia adecuada de protección, pueden convertirse en un punto vulnerable dentro de la infraestructura tecnológica.
Los riesgos incluyen accesos no autorizados, exposición de documentos confidenciales, vulnerabilidades de firmware y tráfico inseguro de información. Las cifras del sector son contundentes: el 61% de las organizaciones sufrió pérdidas de datos por prácticas de impresión inseguras, solo el 19% confía plenamente en la seguridad de su infraestructura de impresión, [3] y el costo promedio global de una brecha de datos alcanzó los 4.45 millones de dólares en 2023. [7]
Por ello, la impresión debe formar parte de la estrategia integral de ciberseguridad de la organización y no tratarse como un elemento aislado. A su vez, el uso de equipos poco eficientes incrementa el consumo energético y dificulta el cumplimiento de objetivos de sostenibilidad, generando costos adicionales.
Un resumen de las cifras clave del sector para dimensionar el impacto de una gestión de impresión no optimizada frente a una estrategia MPS:
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Dato clave |
Cifra |
Fuente |
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Costos ocultos del TCO tecnológico (soporte, administración, capacitación) |
~80% |
Gartner / TCO [1] |
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Organizaciones con pérdidas de datos por impresión insegura |
61% |
Quocirca 2023 [3] |
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Empresas plenamente confiadas en la seguridad de su impresión |
19% |
Quocirca 2023 [3] |
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Costo promedio global de una brecha de datos (2023) |
USD 4.45M |
IBM vía Office1 [7] |
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Reducción del gasto total de impresión con MPS (primer año) |
20-35% |
Gitnux 2026 [2] |
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Clientes que reducen costos de impresión 30-50% con MPS |
78% |
Gitnux 2026 [2] |
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Organizaciones que planean adoptar MPS en 12 meses |
72% |
Gitnux 2026 [2] |
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Responsables de TI que ven MPS clave para su transformación digital |
66% |
Quocirca 2025 [5]
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La optimización comienza con la obtención de visibilidad sobre el entorno de impresión. Contar con información sobre dispositivos, niveles de uso, costos y desempeño permite identificar oportunidades reales de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
La automatización de consumibles, el monitoreo predictivo y la incorporación de controles de seguridad ayudan a reducir interrupciones, aumentar la disponibilidad de los equipos y minimizar riesgos operativos. Estas prácticas permiten que la impresión evolucione de una actividad reactiva a un proceso gestionado de forma estratégica.
Los Servicios Administrados de Impresión (MPS) transforman un entorno disperso y difícil de controlar en una operación centralizada, medible y optimizada. A través de este modelo, las organizaciones obtienen mayor visibilidad, reducen costos operativos, fortalecen la seguridad documental y liberan recursos internos para enfocarse en iniciativas de mayor impacto.
Más que proporcionar equipos, el verdadero valor radica en convertir la impresión en un servicio alineado con los objetivos de productividad, continuidad operativa y transformación digital. Compucad acompaña este proceso mediante evaluación, monitoreo y estrategias orientadas a la mejora continua.
Muchas empresas saben cuánto invierten en impresión, pero pocas comprenden el impacto real de los costos ocultos asociados a la falta de control, visibilidad y seguridad. Estos factores afectan directamente la productividad, la eficiencia operativa y la rentabilidad del negocio.
Adoptar una estrategia integral de gestión de impresión permite reducir costos, mejorar la experiencia de los usuarios y fortalecer la seguridad de la información.
La pregunta ya no es cuánto cuesta imprimir, sino cuánto está costando no administrar correctamente la impresión.
¿Está su organización obteniendo el máximo valor de su infraestructura de impresión, o sigue absorbiendo costos que nadie está midiendo? En Compucad podemos ayudarle a descubrirlo con una evaluación de su entorno de impresión.
Es un modelo en el que un proveedor externo asume la responsabilidad integral de la infraestructura de impresión de la empresa: gestión de dispositivos, suministros, mantenimiento, seguridad y reportes de uso, con niveles de servicio definidos.
Según datos del sector, el 92% de los usuarios de MPS reporta una reducción del 20% al 35% en el gasto total de impresión durante el primer año, y hasta el 78% logra recortar sus costos de impresión entre 30% y 50%. [2]
Porque son endpoints conectados que almacenan y procesan información sensible. El 61% de las organizaciones ha sufrido pérdidas de datos por impresión insegura, lo que las convierte en un punto de entrada frecuente para ataques. [3]
Son los gastos indirectos que no aparecen en el precio del equipo ni de los consumibles: soporte y administración de TI, tiempo perdido por fallas, riesgos de seguridad y consumo energético. Pueden representar hasta el 80% del costo total. [1] [6]
Con una evaluación que otorgue visibilidad del entorno actual (dispositivos, uso, costos y seguridad). A partir de ahí se aplican monitoreo predictivo, automatización de consumibles y controles de seguridad dentro de un ciclo de mejora continua.
Las cifras citadas provienen de firmas de análisis e informes especializados del sector de impresión y TI:
[1] MillionaireMatch Business / Gartner. Total Cost of Ownership: el precio de compra representa ~20% del costo a 5 años; el 80% son costos ocultos (concepto popularizado por Gartner). https://www.millionairematch.com/business/total-cost-of-ownership
[2] Gitnux. 140+ Managed Print Services Statistics | 2026 Data Report (reducción de 20-35% del gasto de impresión, 78% con ahorros de 30-50%, 72% planean adoptar MPS). https://gitnux.org/managed-print-services-statistics/
[3] Office1 / Quocirca Global Print Security Landscape 2023. 61% de las organizaciones sufrió pérdidas de datos por impresión insegura; solo el 19% confía en su postura de seguridad. https://www.office1.com/blog/printer-security-risks
[4] Marco. Print Statistics That Have Been Freaking Out Your IT Team (modelo reactivo break/fix vs. gestión proactiva). https://www.marconet.com/blog/print-statistics-that-have-been-freaking-out-your-it-team
[5] Quocirca Managed Print Services Landscape 2025 (vía Xerox). 60% considera la impresión muy importante en 2026; 66% de TI ve los MPS clave para la transformación digital; control de costos, principal reto (41%). https://www.xerox.com/downloads/usa/en/services/report/Quocirca-MPS-Vendor-Landscape-2025-report-ENUS.pdf
[6] Supply Chain Today. Total Cost of Ownership, Iceberg Model and 80/20 Principle (analogía del iceberg de costos ocultos). https://www.supplychaintoday.com/total-cost-of-ownership-tco-iceberg-model-and-80-20-principle/
[7] Office1 / IBM Cost of a Data Breach. El costo promedio global de una brecha de datos fue de USD 4.45 millones en 2023. https://www.office1.com/blog/printer-security-risks