Gestión eficiente de activos fijos mediante automatización documental

Cómo centralizar el control, la firma y el resguardo de activos asignados a colaboradores.

Una organización del sector Servicios TI automatizó la gestión de activos fijos mediante Power Automate, Excel, Acrobat Sign y OneDrive. El proceso permitió generar comunicaciones personalizadas para colaboradores, gestionar firmas electrónicas y centralizar el almacenamiento documental, mejorando el seguimiento de activos y reduciendo tiempos operativos documentados en el caso.

¿Qué problema enfrentaba la empresa o el área?

La administración de activos fijos requería múltiples actividades manuales para comunicar la asignación de activos a cada colaborador, recopilar documentos firmados y mantener registros actualizados. Estas tareas demandaban tiempo operativo y podían generar inconsistencias o errores en la información.

¿Por qué el proceso anterior no era suficiente?

El esquema anterior presentaba tres desafíos principales:

Procesos manuales

Los envíos de documentos y las actualizaciones de información se realizaban manualmente, lo que incrementaba el esfuerzo administrativo requerido.

Captura e inserción de datos

La incorporación manual de información en documentos y plantillas podía provocar errores y retrasos operativos.

Gestión documental compleja

La descarga, recopilación y seguimiento individual de documentos firmados dificultaba el control y la trazabilidad de la información.

¿Cómo se utilizó la solución?

La solución integró diferentes herramientas para automatizar el flujo completo de gestión documental de activos fijos.

Extracción automática de información

Los datos de activos almacenados en Excel se obtienen automáticamente para alimentar el proceso.

Generación de documentos personalizados

La información se inserta en plantillas configuradas dentro de Acrobat Sign para generar comunicaciones específicas para cada colaborador.

Gestión de firma electrónica

Los documentos son enviados para firma electrónica y regresan al flujo una vez completados.

Resguardo centralizado

Los documentos firmados son almacenados en OneDrive para facilitar su consulta, seguimiento y control.

¿Qué cambió después de implementarla?

La automatización permitió que las actividades relacionadas con la generación, envío, firma y almacenamiento de documentación de activos se realizaran mediante procesos integrados, disminuyendo la dependencia de tareas manuales y mejorando la visibilidad de la información.

Evidencia y resultados documentados

Los resultados expresamente documentados en el caso son:

• Reducción en los tiempos de procesamiento.
• Mejora en la eficiencia de la recopilación documental.
• Mejor seguimiento de acuerdos relacionados con los activos.
• Visibilidad completa de los documentos gestionados.

¿Para qué empresas o equipos resulta relevante?

Este caso puede resultar relevante para organizaciones que:

• Administran activos asignados a colaboradores.
• Necesitan trazabilidad documental.
• Buscan reducir tareas administrativas manuales.
• Requieren firmas electrónicas para procesos internos.
• Utilizan herramientas Microsoft para gestión operativa.

¿Cuándo conviene evaluar esta solución?

Puede ser pertinente evaluar una solución similar cuando:

• Existen resguardos físicos o dispersos.
• El seguimiento de activos depende de correos y archivos manuales.
• Los documentos firmados se almacenan en múltiples ubicaciones.
• Los equipos requieren mayor visibilidad sobre la información asociada a los activos.

Buenas prácticas derivadas del caso

• Centralizar el almacenamiento documental.
• Automatizar la generación de documentos recurrentes.
• Utilizar firmas electrónicas para agilizar aprobaciones.
• Mantener una fuente única de datos para los activos.
• Facilitar la trazabilidad mediante repositorios compartidos.

Preguntas frecuentes

¿Qué herramientas se utilizaron en este proyecto?

Power Automate, Excel, OneDrive y Acrobat Sign Enterprise.

¿Dónde se almacenan los documentos firmados?

Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado dentro de OneDrive.

¿La generación de documentos es automática?

Sí. Los datos de activos se extraen automáticamente desde Excel para alimentar plantillas personalizadas.

¿Qué problema ayuda a resolver esta automatización?

Reduce actividades manuales relacionadas con la generación, envío, firma y seguimiento de documentación asociada a activos fijos.

¿Qué áreas participaron en el caso?

Dirección General, Gerencia de Sistemas y Gerencia de Operaciones.

¿Cómo puede ayudar Compucad?

Compucad puede acompañar a las organizaciones en la evaluación e implementación de procesos de automatización orientados a la gestión documental, el control de activos y la integración de herramientas empresariales. El alcance específico de cada proyecto debe definirse conforme a los requerimientos de cada organización.

¿Buscas mejorar el control de activos y documentos?

Conoce cómo una estrategia de automatización puede ayudar a simplificar la gestión de activos fijos y fortalecer la trazabilidad documental.

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