Automatización de equipos para nuevos ingresos

Cómo conectar Recursos Humanos y TI para registrar activos, generar el acta de entrega y obtener la firma electrónica del nuevo colaborador. 

Una empresa del sector de servicios de TI en México automatizó la asignación de herramientas para nuevos ingresos mediante Microsoft Power Automate, Power Apps y SharePoint, junto con Adobe Acrobat Sign. El flujo digital organizó la notificación del ingreso, el registro de activos, la generación del acta de entrega y su envío al colaborador para firma electrónica. 

Ficha del caso

¿Por qué el proceso anterior no era suficiente?

Un proceso manual distribuye la información entre notificaciones, documentos y registros independientes. En el caso documentado, esta forma de trabajo dificultaba la coordinación entre Recursos Humanos y TI y aumentaba el riesgo de retrasos o pérdida de documentos importantes.

También resultaba más difícil relacionar cada equipo o accesorio con la persona que lo recibió y conservar la documentación correspondiente.

¿Cómo se utilizó la solución?

Power Automate notificó el nuevo ingreso

Microsoft Power Automate automatizó la notificación de Recursos Humanos al área de TI cuando se incorporaba un nuevo colaborador.

Power Apps registró los activos asignados

Microsoft Power Apps se utilizó para registrar los equipos y accesorios entregados, incluidos sus números de serie.

Acrobat Sign gestionó el acta de entrega

Adobe Acrobat Sign generó el acta de entrega y la envió al nuevo colaborador para obtener su firma electrónica. [VALIDAR: confirmar si el documento se generaba dentro de Acrobat Sign o en otro sistema y después se enviaba para firma].

SharePoint centralizó la información

Microsoft SharePoint funcionó como repositorio central de la información generada durante el proceso. [VALIDAR: confirmar si se utilizó una lista, biblioteca documental u otro tipo de repositorio].

En conjunto, las herramientas conectaron el aviso del nuevo ingreso con el registro del activo, la documentación de la entrega y la firma del colaborador.

¿Qué cambió después de implementarla?

• Reducción significativa del tiempo utilizado en la asignación.
• Eliminación de papelería y tareas repetitivas.
• Mayor control y trazabilidad de los activos.
• Mejora en la experiencia del nuevo colaborador.

Estos resultados son cualitativos. La fuente no publica tiempos anteriores y posteriores, volumen de incorporaciones, porcentaje de reducción, número de errores o indicadores de satisfacción.

¿Para qué empresas o equipos resulta relevante?

Este enfoque resulta especialmente relevante para organizaciones que:

• Coordinan la incorporación de personal entre Recursos Humanos y TI.
• Entregan computadoras, accesorios u otras herramientas de trabajo.
• Necesitan registrar números de serie u otros identificadores.
• Generan actas o comprobantes de entrega.
• Requieren consultar qué activos tiene asignados cada colaborador.
• Buscan reducir el uso de documentos impresos.

La conveniencia y el alcance de la implementación deben evaluarse según los procesos, licenciamiento, controles y volumen de incorporaciones de cada organización.

¿Cuándo conviene evaluar esta solución?

Conviene revisar una alternativa de automatización cuando existen retrasos frecuentes, registros duplicados, documentos dispersos o dificultades para identificar los activos asignados.

También puede evaluarse cuando Recursos Humanos y TI necesitan compartir información de manera más estructurada o cuando la firma del acta de entrega retrasa el cierre del proceso.

Buenas prácticas derivadas del caso

• Definir qué área inicia el proceso y qué información debe proporcionar.
• Registrar identificadores de los activos, como números de serie.
• Relacionar cada activo con el colaborador que lo recibe.
• Generar un documento formal de entrega.
• Mantener el documento firmado junto con el registro correspondiente.
• Centralizar la información para facilitar su consulta.
• Definir indicadores antes de automatizar para poder comparar resultados.

Estas prácticas son recomendaciones editoriales derivadas del flujo descrito y deben adaptarse a las políticas internas de cada organización.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la automatización de la asignación de equipos?

Es la conexión digital de las actividades necesarias para notificar un nuevo ingreso, registrar las herramientas asignadas, generar el acta de entrega, obtener la firma del colaborador y conservar la información.

¿Qué herramientas se utilizaron en este caso?

Microsoft Power Automate, Power Apps y SharePoint, además de Adobe Acrobat Sign.

¿Qué función tuvo Power Automate?

Automatizó la notificación del nuevo ingreso desde Recursos Humanos hacia el área de TI.

¿Cómo se registraron los equipos entregados?

Los equipos y accesorios, incluidos sus números de serie, se registraron mediante Power Apps.

¿Cómo se documentó la entrega?

Adobe Acrobat Sign generó el acta de entrega y la envió al nuevo colaborador para firma electrónica.

¿Dónde se almacenó la información?

SharePoint se utilizó como base central de información para el proceso.

¿Cuánto se redujo el tiempo de asignación?

La fuente señala una reducción significativa, pero no publica el tiempo anterior, el tiempo posterior ni un porcentaje de mejora.

¿Cómo puede ayudar Compucad?

Compucad puede acompañar la revisión del proceso de asignación de herramientas y la definición de una solución basada en Microsoft Power Platform, SharePoint y Adobe Acrobat Sign.

El alcance, las integraciones, las responsabilidades y los indicadores de éxito deben definirse para cada organización antes de implementar la automatización.

Conecta Recursos Humanos, TI y la entrega de activos

Si tu empresa administra la asignación de equipos mediante correos, hojas de cálculo o documentos independientes, una evaluación del proceso puede ayudar a identificar actividades repetitivas y puntos sin trazabilidad.