Una empresa del sector manufactura enfrentaba dificultades para gestionar solicitudes de viáticos y comprobaciones de gastos mediante procesos manuales. Para atender este reto se implementó Adobe Acrobat Sign Enterprise, complementado con Power Automate, creando un flujo documental digital que permitió estandarizar el proceso, centralizar la información y mejorar la visibilidad para los equipos involucrados.
La gestión de viáticos y la comprobación de gastos se realizaban de forma manual. Esto generaba procesos lentos para el equipo comercial, administración y tesorería, además de una alta dependencia de documentación distribuida entre diferentes personas y repositorios.
Entre las principales dificultades se encontraban:
El procedimiento dependía de la circulación manual de documentos y aprobaciones. Esto consumía tiempo operativo, dificultaba el seguimiento de solicitudes y complicaba la consolidación de información requerida para validaciones y reembolsos.
Además, la dispersión documental limitaba la capacidad de los responsables para consultar el estado de cada solicitud de manera oportuna.
La organización implementó Adobe Acrobat Sign Enterprise para construir una experiencia digital basada en flujos documentales predefinidos. El objetivo fue organizar y agilizar el proceso de solicitud de viáticos y comprobación de gastos.
La solución incorporó:
Se diseñaron procesos estructurados para la generación, revisión y aprobación de documentos relacionados con viáticos y comprobaciones.
Power Automate fue utilizado para el archivado externo de información y para la automatización de actividades dentro del proceso administrativo.
La solución contempló configuración de grupos de usuarios, plantillas documentales y segmentación para facilitar la operación de las distintas áreas participantes.
La empresa logró estructurar un proceso digital para gestionar solicitudes de viáticos y comprobaciones de gastos.
Los cambios documentados incluyen:
Este caso puede resultar relevante para organizaciones que:
Es recomendable evaluar este tipo de iniciativa cuando:
Ayuda a reducir la dependencia de procesos manuales, centralizando documentación y estandarizando aprobaciones.
La solución principal fue Adobe Acrobat Sign Enterprise, apoyada por Power Automate.
Área comercial, tesorería, administración y gerencia comercial.
Mayor productividad, agilidad, visibilidad y centralización de información.
Sí. Se utilizó para automatizar procesos y archivar documentación.
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