Cómo conectar Recursos Humanos y TI para registrar activos, generar el acta de entrega y obtener la firma electrónica del nuevo colaborador.
Una empresa del sector de servicios de TI en México automatizó la asignación de herramientas para nuevos ingresos mediante Microsoft Power Automate, Power Apps y SharePoint, junto con Adobe Acrobat Sign. El flujo digital organizó la notificación del ingreso, el registro de activos, la generación del acta de entrega y su envío al colaborador para firma electrónica.
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Dato |
Información |
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Categoría |
Caso de uso |
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Sector |
Servicios de TI |
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Ubicación |
México |
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Áreas y perfiles |
Gerencia de Recursos Humanos, Tecnologías de la Información y nuevo colaborador |
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Productos |
Microsoft Power Automate, Power Apps, SharePoint y Adobe Acrobat Sign |
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Necesidad |
Mejorar la coordinación, documentación y trazabilidad de la asignación de herramientas para nuevos ingresos |
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Resultado documentado |
La fuente reporta reducción significativa del tiempo de asignación, eliminación de papelería y tareas repetitivas, mayor control de activos y mejora en la experiencia del nuevo colaborador. No publica métricas para cuantificar estos resultados. |
Un proceso manual distribuye la información entre notificaciones, documentos y registros independientes. En el caso documentado, esta forma de trabajo dificultaba la coordinación entre Recursos Humanos y TI y aumentaba el riesgo de retrasos o pérdida de documentos importantes.
También resultaba más difícil relacionar cada equipo o accesorio con la persona que lo recibió y conservar la documentación correspondiente.
Microsoft Power Automate automatizó la notificación de Recursos Humanos al área de TI cuando se incorporaba un nuevo colaborador.
Microsoft Power Apps se utilizó para registrar los equipos y accesorios entregados, incluidos sus números de serie.
Adobe Acrobat Sign generó el acta de entrega y la envió al nuevo colaborador para obtener su firma electrónica. [VALIDAR: confirmar si el documento se generaba dentro de Acrobat Sign o en otro sistema y después se enviaba para firma].
Microsoft SharePoint funcionó como repositorio central de la información generada durante el proceso. [VALIDAR: confirmar si se utilizó una lista, biblioteca documental u otro tipo de repositorio].
En conjunto, las herramientas conectaron el aviso del nuevo ingreso con el registro del activo, la documentación de la entrega y la firma del colaborador.
Estos resultados son cualitativos. La fuente no publica tiempos anteriores y posteriores, volumen de incorporaciones, porcentaje de reducción, número de errores o indicadores de satisfacción.
Este enfoque resulta especialmente relevante para organizaciones que:
La conveniencia y el alcance de la implementación deben evaluarse según los procesos, licenciamiento, controles y volumen de incorporaciones de cada organización.
Conviene revisar una alternativa de automatización cuando existen retrasos frecuentes, registros duplicados, documentos dispersos o dificultades para identificar los activos asignados.
También puede evaluarse cuando Recursos Humanos y TI necesitan compartir información de manera más estructurada o cuando la firma del acta de entrega retrasa el cierre del proceso.
Estas prácticas son recomendaciones editoriales derivadas del flujo descrito y deben adaptarse a las políticas internas de cada organización.
Es la conexión digital de las actividades necesarias para notificar un nuevo ingreso, registrar las herramientas asignadas, generar el acta de entrega, obtener la firma del colaborador y conservar la información.
Microsoft Power Automate, Power Apps y SharePoint, además de Adobe Acrobat Sign.
Automatizó la notificación del nuevo ingreso desde Recursos Humanos hacia el área de TI.
Los equipos y accesorios, incluidos sus números de serie, se registraron mediante Power Apps.
Adobe Acrobat Sign generó el acta de entrega y la envió al nuevo colaborador para firma electrónica.
SharePoint se utilizó como base central de información para el proceso.
La fuente señala una reducción significativa, pero no publica el tiempo anterior, el tiempo posterior ni un porcentaje de mejora.
Compucad puede acompañar la revisión del proceso de asignación de herramientas y la definición de una solución basada en Microsoft Power Platform, SharePoint y Adobe Acrobat Sign.
El alcance, las integraciones, las responsabilidades y los indicadores de éxito deben definirse para cada organización antes de implementar la automatización.
Si tu empresa administra la asignación de equipos mediante correos, hojas de cálculo o documentos independientes, una evaluación del proceso puede ayudar a identificar actividades repetitivas y puntos sin trazabilidad.